کاربر گرامی، لطفاً قبل از شروع مراحل ثبت نام، راهنمای زیر را به دقت مطالعه فرمایید.
در صورتی‌که هنوز در سامانه ثبت نام نکردهاید، ابتدا وارد بخش ثبت نام اشخاص حقیقی شده و پس از ثبت نام و دریافت نام کاربری و کلمه عبور، وارد قسمت کاربری خود در سامانه شوید. برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص به راهنمای ثبت نام اشخاص حقیقی مراجعه فرمایید. پس از انجام ثبت نام اولیه با وارد شدن به قسمت کاربری خود، بخش‌های اطلاعات شخصی ، اسناد (تصویر صفحه اول و دوم شناسنامه، تصویر کارت ملی ) و سوابق تحصیلی (حداقل یک سابقه تحصیلی همراه با تصویر مدرک الزامی است) را تکمیل کنید. شایان ذکراست تکمیل این بخش‌ها برای ثبت درخواست تشکیل پرونده خبرنگاری، ضروری است.
برای دسترسی به این قسمت از بخش "خبرنگاران" در سامانه گزینه "پرونده خبرنگاری" را انتخاب نمایید.
پرونده خبرنگاری شامل دو نوع فعالیت خبرنگاری می باشد .
- خبرنگاران شاغل در رسانه
- خبرنگاران غیر شاغل در رسانه (خبرنگاران آزاد، پیشکسوت و اعضای انجمن های مرتبط)
در صورت عدم اشتغال به کار دائم در یک رسانه، گزینه "خبرنگاران غیر شاغل در رسانه" را انتخاب نمایید.
تشکیل پرونده خبرنگاری
برای ایجاد پرونده خبرنگاری گزینه 
را انتخاب نمایید.
برای ثبت درخواست، اطلاعات خواسته شده را تکمیل فرمایید:
نوع فعالیت:
نوع فعالیت را انتخاب کنید. شایان ذکر است تنها امکان انتخاب یک گزینه وجود دارد.
نکته:
در صورتی که سن شما کمتر از 50 سال می باشد، امکان انتخاب پیشکسوت رسانه ای وجود ندارد.
سابقه رسانه ای:
در این قسمت می توانید توضیحات مختصری در مورد سوابق حرفه‌ای و مطبوعاتی خود را درج نمایید.
مستندات فعالیت حرفه ای:
به منظور ثبت سوابق فعالیت خبرنگاری، لازم است مستندات آنرا نظیر تصویر معرفی‌نامه‌ها، کارت خبرنگاری، لوح تقدر، سوابق حضور در جشنواره‌ها و... را در این بخش ثبت فرمایید.
برای بارگذاری تصویر فعالیت حرفه ای خود، دکمه "Choose File" را انتخاب و فایل تصویر اثر خود را بارگذاری کنید. دقت فرمایید حجم فایل مورد قبول حداکثر 500 کیلو بایت می باشد.
بعد از تکمیل موارد خواسته شده، با انتخاب گزینه "+افزودن اثر" امکان بارگذاری اثر برای شما ایجاد خواهد شد.
نکته:
در صورتی که در بخش نوع فعالیت، گزینه "خبرنگار آزاد" را انتخاب نمایید، الزاماً می بایست حداقل 6 اثر در بازه زمانی یکسان اخیر بارگذاری کنید.
در صفحه باز شده برای ثبت آثار اطلاعات زیر را تکمیل نمایید :
نام رسانه :
نام رسانه ای که اثر شما را منتشر نموده است، درج کنید.
تاریخ انتشار اثر :
تاریخ انتشار اثر خود را به شیوه ی زیر ثبت نمایید.
عنوان اثر :
عنوان اثر درج شده در رسانه را ثبت کنید.
نوع اثر :
بر اساس نوع اثری که بارگذاری می کنید، می توانید یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنید.
نشانی اینترنتی اثر :
در صورتی که اثر شما در پایگاه خبری یا خبرگزاری منتشر شده است، می بایست نشانی اینترنتی اثر (URL) را در این بخش وارد نمایید و نیازی به بارگذاری تصویر اثر نخواهد بود.
شماره صفحه :
در صورتی که اثر شما در رسانه چاپی منتشر شده باشد، ذکر شماره صفحه و بارگذاری تصویر اثر ضروری است. به همین منظور در این بخش شماره صفحه را وارد کنید.
تصویر اثر :
برای بارگذاری تصویر اثر دکمه "Choose File" را انتخاب و فایل تصویر اثر خود را بارگذاری کنید. دقت فرمایید حجم فایل مورد قبول حداکثر 500 کیلو بایت می باشد.
با انتخاب گزینه 
اطلاعات اثر شما در پایین صفحه نمایان می شود. در صورتی که خواهان حذف اثر و بارگذاری مجدد اثر دیگری هستید، علامت 
را انتخاب کنید و مرحله ثبت اثر را مجدداً انجام دهید.
با انتخاب گزینه 
اطلاعات ثبت شده و وضعیت درخواست "منتظر بررسی" خواهد شد.
درخواست برای بررسی به اداره خبرنگاران ارسال می شود و پس از بررسی توسط کارشناس مربوطه، می تواند پذیرش یا رد شود که متناظر با آن ، وضعیت درخواست "تأیید" و یا با ذکر دلیل "عدم تأیید" می شود .