مطالب این راهنما به شرح زیر می‌باشد:
کاربر گرامی، لطفاً قبل از شروع مراحل ثبت نام، راهنمای زیر را به دقت مطالعه فرمایید.
در صورتی‌که هنوز در سامانه ثبت نام نکردهاید، ابتدا وارد بخش ثبت نام اشخاص حقیقی شده و پس از ثبت نام و دریافت نام کاربری و کلمه عبور، وارد قسمت کاربری خود در سامانه شوید. برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص به راهنمای ثبت نام اشخاص حقیقی مراجعه فرمایید. پس از انجام ثبت نام اولیه با وارد شدن به قسمت کاربری خود، بخش‌های اطلاعات شخصی ، اسناد (تصویر صفحه اول و دوم شناسنامه، تصویر کارت ملی ) و سوابق تحصیلی (حداقل یک سابقه تحصیلی همراه با تصویر مدرک الزامی است) را تکمیل کنید. شایان ذکراست تکمیل این بخش‌ها برای ثبت درخواست تشکیل پرونده خبرنگاری، ضروری است.
برای دسترسی به این قسمت از بخش "خبرنگاران" در سامانه گزینه "پرونده خبرنگاری" را انتخاب نمایید.
پرونده خبرنگاری شامل دو نوع فعالیت خبرنگاری می باشد .
- خبرنگاران شاغل در رسانه
- خبرنگاران غیر شاغل در رسانه
در صورت اشتغال به کار دائم در یک رسانه، گزینه "خبرنگاران شاغل در رسانه" را انتخاب نمایید.
ثبت محل فعالیت
برای ثبت اطلاعات محل فعالیت گزینه 
را انتخاب نمایید.
برای ثبت محل فعالیت جدید، اطلاعات خواسته شده را تکمیل فرمایید:
۱. نام رسانه
ابتدا رسانه محل فعالیت خود را تعیین نمایید. در صورتی‌که تمایل دارید سوابق دیگر رسانه‌هایی راکه قبلاً درآنجا فعالیت داشته‌اید را ثبت کنید، می توانید در بخش سوابق شغلی رسانه ای آن هارا وارد کنید.
نکته مهم: پیشنهاد می شود در این بخش صرفاً رسانه ای را معرفی کنید که بتوانید آثار خود را به‌صورت منظم مبتنی بر دوره انتشار رسانه، ارائه فرمایید. در غیر اینصورت شاخص" نظم پرونده خبرنگاری" شما در آن رسانه کاهش می یابد.
۲. انتخاب سمت
عنوان سمت فعالیت رسانه‌ای خود را از موارد زیر انتخاب کنید. شایان ذکر است تنها امکان انتخاب یک گزینه وجود دارد.
۳. عضویت در صندوق هنر
وضعیت عضویت در صندوق هنر را ثبت کنید.
4. تاریخ شروع همکاری
تاریخ شروع به کار در رسانه را وارد کنید.
5. وضعیت بیمه
وضعیت بیمه را ثبت کنید.
6. نحوه‌ی همکاری
نحوه‌ی همکاری خود را انتخاب کنید. شایان ذکر است تنها امکان انتخاب یک گزینه وجود دارد.
7. زمینه فعالیت
در این بخش، زمینه یا زمینه های فعالیت خود در رسانه را انتخاب نمایید. انتخاب حداقل یکی از موارد زیر الزامی می‌باشد:
- سیاسی: سیاست داخلی، دولت، مجلس، سیاست خارجی، دفاعی امنیتی، بین‌الملل.
- اجتماعی: شهری، سلامت، حقوقی و قضایی، انتظامی و حوادث، زنان و خانواده، کودک و نوجوان، محیط زیست، آموزش و پرورش، میراث فرهنگی و گردشگری، تاریخ، دانش و فناوری.
- اقتصادی: اقتصاد کلان و بودجه، بورس، بیمه و بانک، مسکن و راه، انرژی، کشاورزی، خودرو، صنعت و تجارت، بازار.
- فرهنگی: فرهنگ و اندیشه، ادبیات و کتاب، رسانه، ایثار و مقاومت، دین و قرآن، آئین.
- هنری: سینما و تئاتر، موسیقی، هنرهای تجسمی، رادیو و تلویزیون.
- ورزشی: فوتبال ایران، فوتبال خارجی، ورزش بانوان، کشتی و رزمی، توپ و تور، سایر رشته های ورزشی.
- عکس: مستند، خبری.
- چند رسانه‌ای: فیلم، کارتون، داده‌نما، موشن (گرافیک متحرک).
بعد از تکمیل موارد خواسته شده با انتخاب کلید 
در انتهای فرم، اطلاعات ثبت شده و وضعیت درخواست "منتظر بررسی مدیرمسئول" خواهد شد.
درخواست برای بررسی به مدیر رسانه ارسال می شود. درخواست توسط مدیر مسئول می تواند پذیرش یا رد شود که متناظر با آن ، وضعیت درخواست "تأیید مدیرمسئول" و یا با ذکر دلیل "عدم تأیید مدیر مسئول" می شود .
به محض تایید درخواست متن زیر برای خبرنگار ارسال خواهد شد:
سلام، با توجه به تأیید درخواست شما ، برای بروزرسانی نظم پرونده خبرنگاری ، آثارتان را در سامانه ثبت کنید.
از زمان تایید مدیرمسئول ، این گواهی شش ماه اعتبار دارد و تاریخ اعتبار برای آن درج و در پنل خبرنگار نمایش داده می شود.
پس از بارگذاری آثار و تایید آن توسط مدیر رسانه، اعتبار پرونده خبرنگاری به مدت شش ماه تمدید می شود و چنانچه در این مدت خبرنگار پرونده خود را بروزرسانی نکرد، پرونده او در وضعیت "درانتظار تمدید" قرار می گیرد و متن زیر برای او ارسال می شود:
توجه، پرونده خبرنگاری شما نیاز به تمدید دارد. مهلت 30 روز
همچنین در صورتی که بیش از یک ماه در انتظار تمدید قرار گرفت و خبرنگاراثری را بارگذاری نکرد یا مدیر رسانه آن اثر را تایید نکرد؛ درخواست به حالت " پایان اعتبار" تغییر می کند.
در صورت پایان همکاری با رسانه، خبرنگار یا مدیر مسئول می توانند، وضعیت همکاری خود را به "پایان همکاری " تغییر دهند .
شایان ذکر است مدیر مسئول تا زمان داشتن سمت مدیر مسئولی در رسانه نیاز به تمدید اعتبار ندارد.
پس از تشکیل پرونده خبرنگاری، اطلاعات برای تایید به مدیر مسئول رسانه منتقل می شود و وضعیت درخواست"منتظر بررسی مدیر مسئول" خواهد شد.
مدیر مسئول با مراجعه به بخش "خبرنگاران" در سامانه و انتخاب گزینه "بررسی پرونده خبرنگاران" می تواند پرونده خبرنگاران رسانه خود را مشاهده کند.
برای اطلاع مدیر مسئول پس از ثبت درخواست، پیامک زیر برای ایشان ارسال خواهد شد تا نسبت به بررسی آن اقدام نمایند:
سلام، شما N درخواست منتظر بررسی فعالیت خبرنگاری دارید. لطفا به سامانه مراجعه کنید.
(N = تعداد درخواست های منتظر تأیید مدیرمسئول رسانه)
مدیر مسئول می تواند کار بررسی تایید فعالیت خبرنگاری را به نماینده خود که عضو سامانه می باشد واگذار نماید. این واسپاری مسئولیت، یکسال اعتبار دارد و مدیر مسئول می تواند در پایان زمان اعتبار، آن را تمدید کند و یا هر زمانی که خواست این واگذاری را سلب نماید و یا به فرد دیگری منتقل کند.
این درخواست توسط مدیر مسئول می تواند پذیرش یا رد شود که متناظر با آن ، وضعیت درخواست "تأیید مدیرمسئول" و یا با ذکر دلیل "عدم تأیید مدیر مسئول" می شود .
برای جستجوی درخواست ها، انتخاب هر کدام از موارد زیر به تنهایی امکان‌پذیر است لیکن با انتخاب چند گزینه، می‌توان به درخواست های گزینش شده دسترسی پیدا کرد.
۱. نام رسانه
در این قسمت لطفا نام رسانه مورد نظر خود را انتخاب کنید .
۲. نام خبرنگار
در صورتی که می خواهید پرونده خبرنگاری فرد مشخصی را بررسی کنید، در کادر تعیین شده نام خبرنگار مورد نظر را وارد کنید.
۳. تاریخ شروع همکاری
به صورت پیش فرض گزینه "بدون محدوده زمانی" انتخاب شده است و چنانچه می خواهید خبرنگارانی که بازه زمانی شروع همکاری مشخصی دارند را انتخاب کنید، می توانید از این قسمت بازه مورد نظر را وارد کنید
4. تاریخ پایان همکاری
اگر خبرنگاران رسانه، پرونده خبرنگاری خود را تمدید نکنند، وضعیت پرونده ایشان "پایان اعتبار" می شود و اگر رسانه محل فعالیت خود را تغییر دهند، وضعیت پرونده ایشان "پایان همکاری" خواهد شد. برای جستجوی این دسته از خبرنگاران می توان بازه زمانی پایان همکاری را انتخاب نمود تا اطلاعات آنها نمایش داده شود.
5. وضعیت درخواست
برای جستجو بر اساس وضعیت درخواست، گزینه مورد نظر را از بین موارد زیر انتخاب نمایید.
- درخواست پرونده خبرنگاری ابتدا در وضعیت "منتظر بررسی مدیر مسئول" قرار دارد، تا توسط مدیر رسانه مورد ارزیابی قرار گیرد.
- پرونده خبرنگاری توسط مدیر رسانه می تواند پذیرش یا رد شود که متناظر با آن ، وضعیت درخواست "تأیید مدیر مسئول" و یا با ذکر دلیل "عدم تأیید مدیر مسئول" می شود .
- پس از پایان مهلت اعتبار 6 ماه پرونده فعالیت خبرنگاری، چنانچه خبرنگار همچنان در آن رسانه مشغول به همکاری باشد، به ایشان30 روز مهلت بارگذاری اثر داده خواهد شد و وضعیت"در انتظار تمدید"می شود.
- در صورتی که در مهلت ذکر شده خبرنگار اثری بارگذاری نکند، وضعیت"پایان اعتبار"می شود.
- همچنین خبرنگار یا مدیر مسئول در صورت پایان همکاری با رسانه، می توانند، وضعیت همکاری خود را به "پایان همکاری " تغییر دهند .
- پس از بارگذاری اثر توسط خبرنگار، در صورتی که پس از گذشت 30 روز، مدیر مسئول به هر دلیلی اثر را بررسی نکند، وضعیت اثر"عدم بررسی مدیر مسئول" می شود.
6. نمایش تعداد خروجی
برای تعیین نمایش تعداد درخواست ها در هر صفحه، عدد مورد نظر را می توانید انتخاب نمایید.
7.بررسی پرونده فعالیت خبرنگاری
ابتدا درخواست هایی را که در وضعیت " منتظر بررسی مدیر مسئول " قرار دارند را جستجو نمایید. پس از انتخاب گزینه یا گزینه های مورد نظر در فرم برای جستجوی درخواست های پرونده خبرنگاری ثبت شده، کلید 
را انتخاب کنید. در این حالت کلیه پرونده خبرنگاران آن رسانه قابل مشاهده خواهد بود، با انتخاب هر یک از خبرنگاران، صفحه اطلاعات پرونده ایشان نمایش داده می شود.
در این صفحه با انتخاب گزینه زیر امکان مشاهده اطلاعات فردی خبرنگار انتخاب شده، وجود دارد.
پس از مشاهده و بررسی اطلاعات و مشخصات درخواست انتخاب شده، در صورت انتخاب گزینه "عدم تایید"، در کادر مشخص شده علت تایید نشدن را وارد نمایید و پس از آن گزینه"عدم تایید" را انتخاب نمایید.
وضعیت درخواست"عدم تایید مدیر مسئول" می شود.
بعد از انتخاب گزینه "تایید"، پیام زیر در بالای صفحه کاربری شما نمایان خواهد شد.
پس از تایید درخواست وضعیت درخواست "تایید مدیر مسئول" می شود و پیامک زیر برای خبرنگار ارسال خواهد شد.
سلام ، با توجه به تأیید پرونده خبرنگاری ، برای بروزرسانی نظم فعالیت خبری ، آثارتان را در سامانه ثبت کنید.
پس از تایید سابقه شغلی خبرنگار توسط مدیر مسئول رسانه، امکان بارگذاری اثر برای ایشان ایجاد خواهد شد.
برای ثبت آثار به شیوه زیر عمل نمایید :
گزینه "افزودن اثر" را انتخاب کنید.
پس از وارد کردن تاریخ انتشار اثر با کلیک بر روی گزینه "مرحله بعد" به صفحه بعد هدایت می شوید.
نوع اثر
بر اساس نوع اثری که بارگذاری می کنید، می توانید یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنید.
عنوان اثر
عنوان اثر درج شده در رسانه را ثبت کنید.
نشانی اینترنتی اثر
در صورتی که اثر شما در پایگاه خبری یا خبرگزاری منتشر شده است، می بایست نشانی اینترنتی اثر (URL) را در این بخش وارد نمایید و نیازی به بارگذاری تصویر اثر نخواهد بود.
شماره صفحه
در صورتی که اثر شما در رسانه چاپی منتشر شده باشد، ذکر شماره صفحه و بارگذاری تصویر اثر ضروری است. به همین منظور در این بخش شماره صفحه را وارد کنید.
تصویر اثر
برای بارگذاری تصویر اثر دکمه "Choose File" را انتخاب و فایل تصویر اثر خود را بارگذاری کنید. دقت فرمایید حجم فایل مورد قبول حداکثر 500 کیلو بایت می باشد.
پس از تکمیل نمودن اطلاعات ، با انتخاب گزینه "ذخیره" اطلاعات ثبت خواهد شد و وضعیت "منتظر بررسی" می شود.
نکته:
در صورتی‌که تاریخ انتشار نیاز به ویرایش داشته باشد با انتخاب گزینه "بازگشت" به صفحه قبل باز خواهید گشت و تمام اطلاعات وارد شده در این صفحه پاک می شود.
همچنین برای ویرایش و یا اصلاح موارد درج شده می توانید با انتخاب کلید "حذف"، اطلاعات وارد شده را حذف و مجدداً بصورت صحیح وارد نمایید.
تذکر:
توجه داشته باشیدکه تنها در صورتی می توانید اثری را حذف کنید که در وضعیت "منتظر بررسی" باشد.
برای آگاهی از وضعیت اثر ثبت شده، با انتخاب گزینه "افزودن اثر" وارد بخش آثار مرتبط با رسانه شوید.
وضعیت اثر پس از بررسی مدیر مسئول از وضعیت "منتظر بررسی" به "تایید شده" یا "عدم تایید" تغییر می کند.
نکات مهم:
1. برای به‌روزرسانی و کسب نظم پرونده خبرنگاری ، براساس دوره انتشار رسانه محل فعالیت، آثار خود را به شرح زیر ثبت فرمایید .
امکان ثبت آثار بیشتر از تعداد مورد انتظار وجود ندارد. چنانچه مدیر رسانه اثری را تأیید نکرد ، می‌توانید آن‌را با اثر دیگری جایگزین کرده و به تأیید ایشان برسانید.
2. توجه داشته باشید نظم پرونده خبرنگاری با توجه به جدول پیوست محاسبه شده و به کاربر نمایش داده می شود. به همین دلیل لازم است برای کسب نظم پرونده خبرنگاری، به صورت متناوب آثار خود را بر اساس جدول مربوطه ارسال و به تایید مدیر رسانه برسانید.
پس از ثبت آثار توسط خبرنگاران، اطلاعات برای تایید و بررسی مدیر مسئول رسانه (یا شخصی که از سوی مدیر مسئول رسانه، این کار به او محول شده است) منتقل می شود و وضعیت درخواست : "منتظر بررسی مدیرمسئول" خواهد شد.
مدیر مسئول با مراجعه به بخش "خبرنگاران" سامانه و انتخاب گزینه "بررسی آثار خبرنگاران" می تواند آثار خبرنگاران رسانه خود را بررسی نماید.
نکته مهم:
مدیر مسئول می تواند کار بررسی آثار خبرنگاران را بصورت تفکیکی به نماینده خود که عضو سامانه می باشد واگذار نماید. این واسپاری مسئولیت، یکسال اعتبار دارد و مدیر مسئول می تواند در پایان زمان اعتبار، آن را تمدید کند و یا هر زمانی که خواست این واگذاری را سلب نماید و یا به فرد دیگری منتقل کند.
برای جستجوی آثار خبرنگاران رسانه، انتخاب هر کدام از موارد زیر به تنهایی امکان پذیر است لیکن با انتخاب چند گزینه، می توان به درخواست های گزینش شده دسترسی پیدا کرد.
۱. نام رسانه
در این قسمت لطفا نام رسانه مورد نظر خود را انتخاب کنید.
2. نوع اثر
نوع اثر را از موارد زیر انتخاب نمایید.
3. وضعیت اثر
برای جستجو بر اساس وضعیت اثر، گزینه مورد نظر را از بین موارد زیر انتخاب نمایید. آثاری که توسط خبرنگاران ثبت می شوند، ابتدا در وضعیت "منتظر بررسی" قرار دارند، تا توسط مدیر رسانه مورد ارزیابی قرار گیرد.
4. تاریخ انتشار
به صورت پیش فرض برای نمایش تمام آثارهای ثبت شده توسط خبرنگاران رسانه، گزینه "بدون محدوده زمانی" انتخاب شده است و در صورتی که خواهان نمایش آثار منتشر شده در بازه زمانی مشخصی هستید، ابتدا گزینه "محدوده زمانی" را انتخاب و سپس بازه زمانی مورد نظر خود را انتخاب نمایید.
5. نام خبرنگار
در صورتی که می خواهید اثر یا آثار یک خبرنگار مشخص را بررسی کنید، در کادر تعیین شده نام خبرنگار مورد نظر را وارد کنید.
6. عنوان اثر
چنانچه می خواهید بر اساس عنوان اثر جستجو نمایید، می توانید نام اثر را وارد کنید.
7. نمایش تعداد خروجی
برای تعیین نمایش تعداد آثار در هر صفحه، عدد مورد نظر را انتخاب نمایید.
پس از انتخاب گزینه یا گزینه های مورد نظر در فرم برای جستجوی آثار ثبت شده، کلید "جستجو" را انتخاب کنید.
8.بررسی آثار خبرنگاران
ابتدا آثاری را که در وضعیت "منتظر بررسی" قرار دارند، جستجو کرده تا فهرست آثار منتظر بررسی استخراج شود. از فهرست استخراج شده، اطلاعات ثبت شده توسط خبرنگار قابل مشاهده می باشد.
در صورت انتخاب گزینه 
اثر مورد نظر توسط مدیر مسئول تایید می شود و وضعیت آن به "تایید شده" تغییر می یابد.
درصورتی‌که اثر بارگذاری شده مورد تایید نبود، گزینه 
را انتخاب نمایید که در این حالت می بایست علت عدم تایید را درج نمایید که به اطلاع خبرنگار برسد و وضعیت درخواست "عدم تایید" می شود.
لازم به ذکر است در صورت تایید اثر توسط مدیر مسئول، در صفحه خبرنگار وضعیت آن به "تایید مدیر مسئول" تغییر می یابد و اگر مدیر رسانه اثر را تایید نکند، وضعیت آن "عدم تایید مدیر مسئول" می شود و دلیل آن برای خبرنگار نمایش داده خواهد شد.
برای ثبت درخواست های روزنامه نگاری، از بخش "خبرنگاران" گزینه " درخواست های روزنامه نگاری " را انتخاب کنید.
برای ثبت درخواست ، اطلاعات خواسته شده را تکمیل فرمایید:
ابتدا می بایست عنوان درخواست را انتخاب نمایید. پس از آن با انتخاب گزینه 
به ثبت درخواست خود ادامه دهید.
در این مرحله رعایت چند نکته مهم می باشد.
- متقاضی پرونده خبرنگاری فعال داشته باشد.
- نظم پرونده خبرنگاری متقاضی بالای 80 درصد باشد.
- مدت زمان اعتبار معرفی نامه صادر شده سه ماه از تاریخ صدور آن می باشد که تا قبل از اتمام این زمان امکان ثبت درخواست مجدد وجود ندارد.
نکته مهم :
مدیر مسئول رسانه و سردبیر نیاز به بارگذاری اثر وکسب نظم فعالیت خبرنگاری ندارند.
رسانه محل فعالیت خود را تعیین نمایید.
نکته مهم:
پیشنهاد می شود در این بخش صرفاً رسانه ای را انتخاب کنید که بتوانید آثار خود را به‌صورت منظم مبتنی بر دوره انتشار رسانه، ارائه فرمایید. در غیر اینصورت شاخص" نظم پرونده خبرنگاری" شما در آن رسانه کاهش می یابد.
شرایط و ضوابط مندرج در موافقت نامه را مطالعه نمایید سپس گزینه "متن فوق را مطالعه کرده و مفاد آن را می پذیرم" را انتخاب کنید و در آخر با انتخاب گزینه 
درخواست خود را ثبت کنید. وضعیت درخواست " منتظر بررسی " می شود.
کارشناسان اداره خبرنگاران وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی پس از بررسی درخواست ثبت شده ، می توانند درخواست را تایید یا با ذکر دلیل عدم تایید کنند.
در صورت تایید درخواست، وضعیت درخواست به " تایید " تبدیل می شود و امکان " دانلود معرفی نامه " برای متقاضی ایجاد می شود.
برای مشاهده و دانلود معرفی نامه، روی ردیف درخواست کلیک کنید.
با انتخاب گزینه
امکان دانلود معرفی نامه به متقاضی داده می شود. دقت فرمایید با تایید درخواست توسط کارشناسان اداره خبرنگاران، معرفی نامه شما صادر و قابل مشاهده می باشد، و با توجه به اتصال سامانه جامع رسانه های کشور و سایت صندوق اعتباری هنر نیاز به دانلود معرفی نامه و بارگذاری آن در سایت صندوق اعتباری هنر نمی باشد.
شما می توانید در هنگام ثبت درخواست در صندوق اعتباری هنر، شماره نامه معرفی نامه خود را درج نمایید تا معرفی نامه شما از سامانه جامع رسانه های کشور بصورت اتوماتیک به پرونده شما در صندوق اعتباری هنر افزوده شود.
در صورت عدم تایید درخواست، وضعیت درخواست به " عدم تایید " تبدیل می شود و خبرنگار می تواند پس از رفع نواقص اعلام شده مجدداً درخواست خود را ثبت و ارسال نماید.