صاحبان امتیاز کلیه رسانه‌هایی که «هیأت نظارت بر مطبوعات» با مجوز آنها موافقت نموده، می‌توانند درخواست صدور پروانهی انتشار را در سامانه ثبت و بدون مراجعه ی حضوری، از طریق ارسال پستی پروانه خود را دریافت نمایند.
تنها رسانه‌هایی که وضعیت آنها در حالت «منتظر مطابقت مدارک» قرار دارد، می‌بایست پس از ثبت درخواست صدور پروانهی انتشار، با در دست داشتن اصل مدارکِ بارگذاری شده در سامانه، به دبیرخانه ی هیأت نظارت بر مطبوعات مراجعه، و پروانه خود را تحویل بگیرند.
در حال حاضر، وضعیت مجوز تمامی رسانه‌های ثبت شده در سامانه، در یکی از دو حالت «دارای مجوز» و «منتظر مطابقت مدارک» قرار دارند.
همچنین وضعیت دریافت پروانه انتشار رسانه توسط صاحب امتیاز با توجه به آن که آیا قبلا آن را دریافت نموده است یا خیر، در سامانه قابل مشاهده می‌باشد. با توجه به وضعیت مجوز و وضیت پروانه، هر رسانه یکی از چهار وضعیت زیر را خواهد داشت:
وضعیت مجوز
|
وضعیت پروانه
|
| منتظر مطابقت |
بدون پروانه |
| دارای مجوز |
بدون پروانه |
| دارای مجوز |
دارای پروانه |
| دارای مجوز |
تغییر وضعیت |
که صاحبان امتیاز می‌توانند با توجه به وضعیت‌های فوق، درخواست خود را برای صدور و ارسال پستی پروانه انتشار، در سامانه ثبت نمایند.
برای ثبت درخواست صدور پروانهی انتشار می‌توانید با مراجعه به منو مجوز‌ها ـ فهرست مجوز‌ها،
فهرست رسانه‌های دارای مجوزتان و وضعیت هر یک را مشاهده نمایید، و طبق وضعیت‌های موجود، راهنمای مربوطه را مطالعه و درخواست خود را ثبت نمایید.
#منتظر مطابقت مدارک – بدون پروانه
#دارای مجوز – بدون پروانه
#دارای مجوز – دارای پروانه
#دارای مجوز – تغییر وضعیت
-
منتظر مطابقت مدارک – بدون پروانه
رسانه‌هایی که وضعیت آنها در سامانه «منتظر مطابقت مدارک» می‌باشد، آن دسته از درخواست‌هایی هستند که هیأت نظارت بر مطبوعات با مجوز آنها موافقت نموده، ولی از آنجا که تا کنون اصل مدارک خود را برای مطابقت ارائه ننموده‌اند، می‌بایست پس از ثبت درخواست صدور پروانه انتشار، به صورت حضوری همراه با اصل مدارک خود به دبیرخانه‌ی هیأت مراجعه و پروانهی خود را دریافت نمایند.
به صاحبان امتیاز این دسته از رسانه‌ها همزمان با ثبت رأی موافقت هیأت نظارت، پیامک زیر ارسال شده و وی از موافقت با درخواست خود مطلع خواهد شد:
ـ« سلام
با کمال مسرت به اطلاع می‌رساند با درخواست شما برای انتشار [دوره انتشار/نام مجوز] در جلسه امروز هیأت نظارت بر مطبوعات موافقت شد. لطفا برای ثبت درخواست صدور و ارسال پروانه انتشار رسانه به سامانه جامع رسانه‌های کشور مراجعه فرمایید.»
اگر صاحب‌امتیاز رسانه‌ای هستید که در این وضعیت قرار دارید، به شرح زیر نسبت به ثبت درخواست صدور پروانهی انتشار خود اقدام کنید:
- با نام کاربری و رمز عبور خود وارد سامانه شوید.
- از منو درخواست، گزینه
را انتخاب کنید.
- ابتدا نام رسانه را انتخاب و روی دکمه
کلیک کنید. 
- در این مرحله، عنوان مجوز، «شرایط و ضوابط صدور پروانه انتشار»، و زمان مراجعه ی شما به معاونت مطبوعاتی برای دریافت پروانه به شما نمایش داده می‌شود که می‌بایست با مطالعه ی دقیق شرایط و ضوابط، آن را پذیرفته و درخواست خود را ثبت نمایید.
.
نکته: همانگونه که در هنگام ثبت درخواست و در پایان آن اطلاع رسانی شده است، صاحب امتیاز می‌بایست، پس از یک هفته از ثبت درخواست با اصل مدارک بارگذاری شده به دبیرخانه ی هیأت نظارت بر مطبوعات مراجعه و پروانه ی انتشار رسانه را دریافت نماید.
-
درخواست‌هایی که از ابتــــدای سال 97 در سامانه ثبـــت شـــده‌اند، پس از موافقـــت هیأت نظارت بر مطبوعات در وضعـــیت «دارای مجوزـ بدون پروانه» قرار می‌گیرند. این رسانه‌ها قبلا کپی برابر اصل اسناد خود را به دبیرخانه‌ی هیأت نظارت ارسال کرده و مدارکشان مورد تأیید قرار گرفته است، لذا ضرورتی برای ارائه اصل مدارک نداشته و می‌توانند درخواست صدور پروانه و ارسال پستی آن را در سامانه ثبت کنند و بدون نیاز به مراجعه حضوری پروانه انتشار خود را دریافت نمایند.
به صاحبان امتیاز این دسته از رسانه‌ها همزمان با ثبت رأی هیأت نظارت؛ پیامک زیر ارسال شده و وی از موافقت با درخواست خود مطلع خواهد شد:
« سلام
با کمال مسرت به اطلاع می‌رساند با درخواست شما برای انتشار [دوره انتشار/نام مجوز] در جلسه امروز هیأت نظارت بر مطبوعات موافقت شد.لطفا برای ثبت درخواست صدور و ارسال پروانه انتشار رسانه به سامانه جامع رسانه‌های کشور مراجعه فرمایید.»
چنانچه رسانه‌ی شما در این وضعیت قرار دارد و شامل شرایط فوق می‌باشید، طبق مراحل زیر، درخواست صدور پروانه ی انتشار خود را ثبت نمایید:
- با نام کاربری و رمز عبور خود وارد سامانه شوید.
- از منو درخواست، گزینه را انتخاب کنید.
-
ابتدا نام رسانه را انتخاب و روی دکمه کلیک کنید.
- در این صفحه، عنوان مجوز، «شرایط و ضوابط صدور پروانه انتشار»، همچنین نشانی پستی (که پروانه به آن ارسال می‌شود) و هزینه‌ی پست به شما نمایش داده می‌شود که می‌بایست با مطالعه‌ی دقیق شرایط و ضوابط، آن را پذیرفته و درخواست خود را ثبت نمایید.
نکته:
- اطلاعات نشانی و کدپستی مندرج در این صفحه، پیش از این در هنگام ثبت‌نام توسط شما در سامانه ثبت شده است، اگر این نشانی مورد تأیید شما نیست و می‌خواهید آن را تغییر دهید، ابتدا با مراجعه به صفحه‌ی اطلاعات تماس، آن را ویرایش کنید، (طبق آنچه در راهنمای ثبت اطلاعات تماس رسانه توضیح داده شده) و سپس درخواست خود را ثبت کنید.
- در صورتیکه می‌خواهید نشانی اولیه شما تغییر نکند، ولی پروانه به نشانی دیگری ارسال شود، در همین صفحه می‌توانید نشانی خود را تغییر دهید و سپس درخواست را ثبت کنید.
- مجددا تأکید می‌شود که پروانهی انتشار شما، به نشانی که در این مرحله مشاهده و تأیید می‌کنید ارسال می‌شود، و چنانچه نشانی ثبت شده اشتباه یا ناقص باشد، کلیه‌ی مسئولیت آن بر عهده‌ی شما خواهد بود و دبیرخانه‌ی هیأت نظارت امکان ارسال مجدد بسته های پستی برگشتی را نخواهد داشت.
- در این حالت درخواست شما در وضعیت
قرار خواهد گرفت و شما علاوه بر «شرایط و ضوابط صدور پروانه انتشار» که در مرحله قبل آن را پذیرش نموده‌اید، مجددا اطلاعات درخواست خود را مشاهده می‌کنید و در صورت وجود مغایرت، همچنان فرصت 
را خواهید داشت.
چنانچه اطلاعات نمایش داده شده مورد تأییدِ شماست، با زدن دکمه ی 
، برای پرداخت هزینه ی ارسال، به صفحه ی بانک هدایت می‌شوید.
-
دارای مجوز – دارای پروانه
رسانه‌هایی که در وضعیت «دارای مجوز» و «دارای پروانه» هستند، آن دسته از رسانه‌هایی هستند که پیش از این، پروانهی انتشار خود را دریافت نموده‌اند، و ممکن است به دلیل مفقود شدن پروانه انتشار رسانه، درخواست صدور مجدد آن را داشته باشند. بدین منظور می‌بایست آگهی مفقودیِ پروانه‌یِ انتشارِ رسانه‌یِ خود را با ذکر مشخصات آن، نظیر عنوان رسانه، شناسه مجوز و نام صاحب امتیاز، در یکی از روزنامه‌های سراسری منتشر و تصویر آگهی و مشخصات روزنامه ی منتشر کننده ی آگهی مفقودی را به هنگام ثبت درخواست ارائه دهند.
اگر شما صاحب امتیاز رسانه‌ای هستید که پروانه انتشارتان مفقود شده است، پس از انتشار آگهی مفقودی این امکان را خواهید داشت که با مراجعه به سامانه، درخواست صدور مجدد پروانه انتشار را ثبت و مجددا آن را دریافت نمایید. برای این منظور به صورت زیر عمل کنید:
- با نام کاربری و رمز عبور خود وارد سامانه شوید.
- از منو درخواست، گزینه را انتخاب کنید.
-
ابتدا نام رسانه را انتخاب و روی دکمه کلیک کنید.
- در این صفحه، پس از پذیرش «شرایط و ضوابط صدور پروانه انتشار»، و تکمیل یا تأیید نشانی پستی (که پروانه به آن ارسال می‌شود)، می‌بایست مشخصات آگهی مفقودی (شامل عنوان روزنامه، شماره سریال و تاریخ روزنامه و صفحه‌ی آگهی منتشر شده) را درج نموده و تصویر آگهی مفقودی را با فرمت jpg و با حجم حداکثر 500 کیلوبایت، به صورت خوانا در محل مربوطه بارگذاری نمایید.
پس از مطالعه‌ی دقیق شرایط و ضوابط، و درج مشخصات آگهی مفقودی و بارگذاری تصویر آن، عبارت «اینجانب شرایط و ضوابط اعلام شده را قبول دارم و صحت نشانی اعلام شده را تأیید می‌نمایم» را علامت زده و روی دکمه ی 
کلیک کنید.
نکته:
- اطلاعات نشانی و کدپستی مندرج در این صفحه، پیش از این در هنگام ثبت‌نام توسط شما در سامانه ثبت شده است، اگر این نشانی مورد تأیید شما نیست و می‌خواهید آن را تغییر دهید، ابتدا با مراجعه به صفحه‌ی اطلاعات تماس، آن را ویرایش کنید، (طبق آنچه در راهنمای ثبت اطلاعات تماس رسانه توضیح داده شده) و سپس درخواست خود را ثبت کنید.
- در صورتیکه می‌خواهید نشانی اولیه شما تغییر نکند، ولی پروانه به نشانی دیگری ارسال شود، در همین صفحه می‌توانید نشانی خود را تغییر دهید و سپس درخواست را ثبت کنید.
- مجددا تأکید می‌شود که پروانهی انتشار شما، به نشانیی که در این مرحله مشاهده و تأیید می‌کنید ارسال می‌شود، و چنانچه نشانی ثبت شده اشتباه یا ناقص باشد، کلیه‌ی مسئولیت آن به عهده‌ی شما خواهد بود و دبیرخانه‌ی هیأت نظارت امکان ارسال مجدد بسته های پستی برگشتی را نخواهد داشت.
- در این مرحله درخواست شما در وضعیت قرار خواهد گرفت و شما علاوه بر «شرایط و ضوابط صدور پروانه انتشار» که در مرحله قبل آن را پذیرش نموده‌اید، مجددا اطلاعات درخواست خود را مشاهده می‌کنید و در صورت وجود مغایرت، همچنان فرصت را خواهید داشت چنانچه اطلاعات نمایش داده شده مورد تأییدِ شماست، با زدن دکمه ی ، برای پرداخت هزینه ی ارسال، به صفحه ی بانک هدایت می‌شوید.
-
دارای مجوز – تغییر وضعیت
رسانه هایی که وضعیت مجوز آنها «دارای مجوز» و وضعیت صدور پروانه ی آنها «تغییر وضعیت» می‌باشد، رسانه هایی هستند که با درخواست تغییر وضعیت آنها موافقت شده است و با توجه به تغییر وضعیت، نیاز به صدور مجدد پروانه انتشار دارند.
ثبت هر گونه تغییر وضعیت در رسانه (بجز تغییر مدیر مسئولی) نیازمند صدور پروانه ی جدید می‌باشد و صاحب امتیاز این امکان را خواهد داشت که با مراجعه به سامانه و ثبت درخواست صدور پروانه انتشار، پروانه ی جدید خود را از طریق پست دریافت کند.
به صاحبان امتیاز این دسته از رسانه‌ها، همزمان با ثبت رأی هیأت نظارت پیامک زیر ارسال شده و وی از موافقت با درخواست خود مطلع خواهد شد:
ـ« سلام
با درخواست تغییر وضعیت رسانه شما موافقت شد.برای ثبت درخواست صدور و ارسال پروانه انتشار رسانه به سامانه جامع رسانه‌های کشور مراجعه فرمایید.»
از آنجا که در هنگام ثبت درخواست صدور پروانهی انتشار، به صاحب امتیاز اعلام می‌گردد که پروانهی انتشار قبلی به دلیل مغایرت اطلاعات فاقد اعتبار می‌باشد، ایشان متعهد می‌گردد که آن را به دبیرخانه‌ی هیأت نظارت عودت نماید.
چنانچه شما صاحب امتیاز رسانه‌ای هستید که با درخواست تغییر وضعیت شما موافقت شده است، می‌توانید به شیوه‌ی زیر درخواست صدور پروانه ی انتشار خود را ثبت نمایید.
- با نام کاربری و رمز عبور خود وارد سامانه شوید.
- از منو درخواست، گزینه را انتخاب کنید.
-
ابتدا نام رسانه را انتخاب و روی دکمه کلیک کنید.
- در این مرحله، عنوان مجوز، «شرایط و ضوابط صدور پروانه انتشار»، همچنین نشانی پستی (که پروانه به آن ارسال می‌شود) و هزینه‌ی پست به شما نمایش داده می‌شود که می‌بایست با مطالعه‌ی دقیق شرایط و ضوابط، آن را پذیرفته و با زدن دکمه درخواست خود را ثبت نمایید.
نکته
- طبق اولین بند شرایط و ضوابط صدور پروانه انتشار، پروانه ی انتشار قبلی شما فاقد اعتبار می‌باشد و شما متعهد می‌گردید آن را به دبیرخانه ی هیأت نظارت عودت نمایید.
- اطلاعات نشانی و کدپستی مندرج در این صفحه، پیش از این در هنگام ثبت‌نام توسط شما در سامانه ثبت شده است، اگر این نشانی مورد تأیید شما نیست و می‌خواهید آن را تغییر دهید، ابتدا با مراجعه به صفحه‌ی اطلاعات تماس، آن را ویرایش کنید، (طبق آنچه در راهنمای ثبت اطلاعات تماس رسانه توضیح داده شده) و سپس درخواست خود را ثبت کنید.
- در صورتیکه می‌خواهید نشانی اولیه شما تغییر نکند، ولی پروانه به نشانی دیگری ارسال شود، در همین صفحه می‌توانید نشانی خود را تغییر دهید و سپس درخواست را ثبت کنید.
- مجددا تأکید می‌شود که پروانهی انتشار شما، به نشانی که در این مرحله مشاهده و تأیید می‌کنید ارسال می‌شود، و چنانچه نشانی ثبت شده اشتباه یا ناقص باشد، کلیه‌ی مسئولیت آن به عهده‌ی شما خواهد بود و دبیرخانه‌ی هیأت نظارت امکان ارسال مجدد بسته های پستی برگشتی را نخواهد داشت.
- در صفحه‌ی جدید درخواست شما در وضعیت قرار خواهد گرفت و شما علاوه بر «شرایط و ضوابط صدور پروانه انتشار» که در مرحله قبل آن را پذیرش نموده‌اید، مجددا اطلاعات درخواست خود را مشاهده می‌کنید و در صورت وجود مغایرت، همچنان فرصت را خواهید داشت چنانچه اطلاعات نمایش داده شده مورد تأییدِ شماست، با زدن دکمه ی ، برای پرداخت هزینه ی پست، به صفحه ی بانک هدایت می‌شوید.
پرداخت هزینه ارسال
در هر کدام از وضعیت‌های فوق که درخواست خود را ثبت نمودید، با انتخاب کلید وارد صفحه پرداخت بانک شده و با وارد کردن اطلاعات مربوط به کارت بانکی خود، مبلغ را پرداخت کنید.
پس از پرداخت پیام 
به صاحب امتیاز نمایش داده می‌شود و وضعیت درخواست از حالت «منتظر پرداخت» به «بررسی نشده» تغییر خواهد کرد. که پس از بررسی و تأیید کارشناسان، پروانه صادر و به نشانی پستی درج شده ارسال خواهد شد.
برای پیگیری فرآیند صدور و ارسال پروانه، پس از تحویل آن به اداره پست، شماره مرسوله پستی در سامانه قرار می گیرد که با ثبت آن در سامانه رهگیری مرسولات پستی، شماره ی مرسوله پستی طی پیامک به شما اعلام می‌شود و می توانید آخرین وضعیت مرسوله خود را از طریق «سامانه رهگیری مرسولات پستی» رهگیری نمایید.
نکته: درخواستِ کلیه ی صاحبان امتیاز، مبنی بر صدور پروانه ی انتشار، پس از ثبت درخواست، در وضعیت «منتظر پرداخت» قرار خواهد گرفت. و تنها 24 ساعت مهلت دارند تا پس از ثبت درخواست هزینه ی ارسال پستی را واریز نمایند، چنانچه متقاضی در مهلت مقرر، برای پرداخت اقدام ننماید، درخواست ایشان از سامانه حذف می‌شود.