توضیحات گردش کار ثبت مجوز های قدیمی
کلیه رسانه های چاپی و الکترونیکی که قبل از ایجاد سامانه جامع رسانه های کشور ، مجوز خود را از هیأت محترم نظارت بر مطبوعات اخذ نموده اند ، به منظور برخورداری از امتیازات ، امکانات و ارتباط با معاونت مطبوعاتی و اداره کل مطبوعات داخلی ، می بایست در سامانه مذکور مشخصات صاحب امتیاز ، مدیر مسئول و رسانه خود را ثبت نمایند ، بنابراین توجه به نکات زیر برای ثبت مجوز رسانه توصیه می گردد :
در صورتی که صاحب امتیاز و مدیرمسئول شخص حقیقی باشد ابتدا وارد بخش ثبت نام اشخاص حقیقی شده و پس از ثبت نام و دریافت نام کاربری و کلمه عبور ، وارد ناحیه کاربری خود در سامانه شوید . برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص به راهنمای ثبت نام اشخاص حقیقی مراجعه فرمایید .
در صورتی که صاحب امتیاز شخص حقوقی باشد ابتدا وارد بخش ثبت نام اشخاص حقوقی شده و پس از ثبت نام و دریافت نام کاربری و کلمه عبور ، وارد ناحیه کاربری خود در سامانه می شوید و تمام اطلاعات خواسته شده در مورد شرکت یا موسسه و اسناد خواسته شده را در صفحه اسناد بارگزاری می نمایید. برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص به راهنمای ثبت نام اشخاص حقوقی مراجعه فرمایید .
صاحب امتیاز رسانه پس از انجام ثبت نام اولیه با وارد شدن به ناحیه کاربری خود ، بخش های اطلاعات شخصی ، اطلاعات تکمیلی ، سوابق تحصیلی ، سوابق شغلی ، اسناد ، را تکمیل می نماید.
بخش اطلاعات شخصی
پس از تکمیل اطلاعات این بخش ، با انتخاب کلید 
اطلاعات ثبت خواهد شد.
بخش اطلاعات تکمیلی
در این بخش اطلاعات تکمیلی را کامل نمایید سپس با انتخاب گزینه اطلاعات را ثبت نمایید. از آنجایی که مدت زمان حضور غیر فعال در سامانه نهایتا 10 دقیقه می باشد و پس از آن بصورت اتوماتیک از سامانه خارج می شوید ، لذا توصیه می شود اگر حجم اطلاعاتی که نیاز دارید در این بخش ثبت نمایید زیاد می باشد ، قبل از ثبت در سامانه آن اطلاعات را در محلی دیگر تایپ نمایید و با استفاه از امکان کپی و درج ، اطلاعات را دفعتا در سامانه ثبت نمایید . تا اگر زمان تایپ اطلاعات بیش از زمان مقرر گردید ، از سامانه خارج نشوید . در صورتی که قبل از ذخیره اطلاعات از سامانه خارج شوید ، اطلاعات ثبت نمی شوند.
بخش سوابق تحصیلی
پس از تکمیل اطلاعات ، با انتخاب کلید اطلاعات ثبت خواهد شد.
در صورت وجود اشتباه در اطلاعات ثبت شده با انتخاب کلید 
اطلاعات حذف می شود.
تذکر : در صورتی که نوع دانشگاه "خارج از کشور" انتخاب شود ، محل آن را "تهران" انتخاب نمایید .
بخش سوابق شغلی
پس از تکمیل اطلاعات ، با انتخاب کلید اطلاعات ثبت خواهد شد.
در صورت وجود اشتباه در اطلاعات ثبت شده با انتخاب کلید اطلاعات حذف می شود.
بارگذاری اسناد :
تصویر صفحات اول ، دوم و توضیحات شناسنامه
- تصویر روی کارت ملی
- تصویر سوابق تحصیلی
- تصویر سوابق شغلی
پس از بارگذاری اسناد با انتخاب کلید 
تصاویر در سامانه ذخیره خواهد شد.
پس از تکمیل اطلاعات خواسته شده ، در بخش "مجوز ها" گزینه " ثبت مجوزهای قدیمی " را انتخاب نمایید.
در صورتی که اطلاعات خواسته شده قبلی کاملا بارگزاری شده باشد ، شما می توانید ثبت درخواست را آغاز نمایید و در غیر اینصورت پیغام خطا دریافت خواهید نمود و اجازه ثبت درخواست به شما نخواهد داد .
قبل از شروع ثبت مجوز قدیمی در صفحه مربوطه توضیحاتی را مشاهده می کنید . بخش اول مربوط به تعاریف مرتبط با حوزه رسانه می باشد و بخش دوم قانون مطبوعات می باشد( با کلیک بروی تعاریف و قانون مطبوعات ، نوشته ها قابل مشاهده می شود) .
با اعلام تایید و پذیرش مطالب مندرج امکان ورود به بخش ثبت درخواست فراهم می گردد .
شایان ذکر است نام صاحب امتیاز و مدیر مسئول و اطلاعات نشانی و تلفن دفتر نشریه در بخش "فهرست مجوز ها" برای عموم قابل دسترس می باشد ، و رسانه هایی که اطلاعات شان در این بخش تکمیل نمی باشد به منزله آنست که هنوز در سامانه ثبت و یا تایید نشده اند .
برای انتخاب نام رسانه گزینه 
را انتخاب نمایید.
برای انتخاب نوع رسانه مراحل زیر را انجام دهید :
در این بخش نام رسانه خود را در فیلد مربوطه وارد کرده و پس از انتخاب ترتیب انتشار رسانه آن را جستجو کنید .
این صفحه با قابلیت جستجوی عبارات مشابه می باشد ، بنابراین اگر بخشی از نام رسانه خود را وارد کرده سپس گزینه 
را انتخاب نمایید ، اسامی مشابه را نیز مشاهده می کنید . در این قسمت دقت فرمایید که حتما نام رسانه خود را انتخاب کرده باشید .پس از انتخاب نام رسانه خود ، با انتخاب گزینه 
وارد مرحله دوم خواهید شد.
با ورود به مرحله دوم ثبت مجوزهای قدیمی ، تمامی اطلاعات خواسته شده در این صفحه را با دقت ، کامل نمایید و تصویر مجوز خود را در بخش مربوطه بارگذاری و ارسال نمایید . در انتها بر روی دکمه کلیک کنید تا اطلاعات شما در سامانه ثبت شود.
این اطلاعات پس از بررسی توسط کارشناسان و مطابقت مدارک ارسالی و مستندات موجود ، تایید می شود . در صورتی که به دلیل وجود نواقص یا اطلاعات نادرست پذیرش رسانه مورد قبول واقع نشود ، سیستم موجودیت رسانه در سامانه را تا رفع خطا و ثبت نهایی به رسمیت نخواهد شناخت .
توجه فرمایید که همواره اطلاعات مربوط به آدرس و تلفن رسانه و همچنین تلفن های همراه مدیرمسئول و صاحب امتیاز را به روز نمایید تا جهت اطلاع رسانی ها مورد استفاده قرار گیرد . همچنین جهت تغییر آدرس دفتر رسانه نیاز به ارسال نامه مکتوب نمی باشد و صاحب امتیاز می تواند نشانی دفتر رسانه را در صفحه کاربری خود تغییر دهد .
شایان ذکر است در صورتی که تغییر دفتر رسانه استانی باشد ، می بایست برای تغییر نشانی با دبیرخانه هیأت نظارت بر مطبوعات هماهنگی انجام پذیرد .
همچنین در صورتی که صاحب امتیاز پروانه فعالیت دفتر رسانه از طریق سامانه دریافت نموده باشد ، امکان ویرایش نشانی برای صاحب امتیاز میسر نمی باشد و می بایست درخواست صدور پروانه فعالیت دفتر رسانه با نشانی جدید بدهد .
نکات مهم مرتبط با مدیر مسئول رسانه :
در صورتی که مدیرمسئول و صاحب امتیاز دو شخصیت مجزا باشند ، الزاما شخص مدیر مسئول می بایست به عنوان فرد حقیقی ثبت نام نماید تا بتوان ایشان را برای مدیر مسئولی رسانه در سامانه ثبت نمود .